Cómo organizarse mejor el tiempo

José Luís García Rodríguez es Director Comercial para Iberia de la División Retail y de Hoteles de la empresa Johnson Health Technologies Ibérica.

Dicen que el tiempo es el único bien que todos tenemos por igual, independientemente de nuestra cultura, raza, ideología o clase social. Todos disponemos cada día de 24 h, y es nuestra responsabilidad disponer de éstas de la mejor manera posible. Aunque en este post, vamos a centrarnos en el “tiempo” profesional, obviamente, muchas de las ideas y razones aquí expuestas nos podrán valer también para nuestro “tiempo” personal. La cuestión, en definitiva, es cómo organizarse mejor el tiempo.

Y antes de seguir, ¿estamos seguros que es “sólo” nuestra responsabilidad? ¿Hay otros factores que puedan influir en cómo nos organizamos? ¿En cómo nos planificamos? O en ¿cómo lo gestionamos? ¿Controlamos todas las variables internas y externas para no estar siempre tan estresados? ¿Puedo mejorar cosas para vivir un poco mejor? …..

Ahora estamos ya a finales de año, y en breve será Nochevieja la noche mágica donde casi siempre (por no decir siempre), tenemos nuevos propósitos a llevar a cabo en el año nuevo que comienza. ¿Quién no ha pensado alguna vez en aprender algún idioma (inglés normalmente). ¿Quién no ha pensado en dejar algo (de fumar?), en comenzar a hacer algún deporte, en ponerse a dieta, apuntarse a algún curso?…

Para este año nuevo que empezará en breve propongo que reflexionemos un poco sobre cómo gestionamos nuestro tiempo profesional, y cómo podemos gestionarlo mejor para de alguna forma vivir mejor y reducir el estrés.

¿Nos ponemos con ello?

Vamos a poner sobre la mesa conceptos tales como: urgencia, importancia, ‘ladrones de tiempo’, organización, planificación, evaluación subjetiva del tiempo, tareas activas, tareas reactivas, prioridades, agenda, …..:

• Tareas Urgentes: Son aquellas que van asociadas al Tiempo, a una fecha límite, es decir, que la urgencia va aumentando a medida que nos acercamos a dicho deadline. Una tarea urgente no tiene porque ser importante.
• Tareas Importantes: Son aquellas que van asociadas a las Consecuencias de no llevarlas a cabo, ya que éstas, normalmente, tienen una gran influencia sobre el objetivo principal que tenemos. Por lo tanto podríamos decir, que una tarea es importante si las consecuencias de no llevarla a cabo son graves. Normalmente, una tarea importante no es urgente. Es más, no debería de serlo, si lo es puede que hayamos fallado en algo previamente (no acordarnos del deadline).
• ‘Ladrones’ de tiempo: Son aquellas situaciones ajenas a nosotros que nos hacen perder el tiempo (el teléfono, las interrupciones, las ‘urgencias’ que no lo son, ….).
• Planificación: es el proceso a través del cual buscamos información interna y externa, concretamos unas metas a conseguir y establecemos unas acciones escalonadas en el tiempo, para llevarlas a cabo.
• Organización: podríamos decir que es el ordenamiento de las tareas y de los recursos de los que dispone la empresa, para poder utilizarlos de la manera más óptima posible y así poder conseguir las metas en el trabajo.
• Tareas activas: son aquellas que debemos llevar a cabo para conseguir nuestros objetivos. Nos permiten responder a la pregunta ¿Para qué estoy aquí? Normalmente las tareas activas son importantes.
• Tareas reactivas: son aquellas que componen la rutina diaria y cotidiana y que deben ir haciéndose para que las cosas funcionen. Éstas a diferencias de las anteriores normalmente no son importantes.
• Evaluación subjetiva del tiempo: Lo comentaremos más adelante. Sólo aviso, que casi todos (por no decir todos) nos veremos reflejados. Ya veréis.
• Prioridad: hemos llegado a la Madre del cordero. Podríamos decir que es el ordenamiento de tareas en función de su importancia y/o de su urgencia. Por lo tanto debemos de preguntarnos lo siguiente antes de conceder o no prioridad a una tarea,
  • Cuánto tiempo tengo que emplear en la tarea? Importancia de la tarea.
  • Con qué rapidez debo terminarla? Urgencia de la tarea.
• Agenda: es un recurso (libro, dietario o cuaderno) utilizado para gestionar las tareas cotidianas con un orden de prioridad determinado.

MATRIZ QPH

Una vez dicho todo esto, y con los conceptos más claros vamos a ponernos a trabajar con una matriz de doble entrada en función de la urgencia e importancia, cuyo nombre es QPH (Qué puedo hacer?). También tiene otro significado un poco más vulgar pero creo que es más piadoso y prudente, omitirlo.

Como podéis ver se compone de cuatro cuadrantes en función de la urgencia o no, de la importancia o no de las tareas que componen cada uno de ellos.

Vamos a ir viendo y analizando cada parte, yendo desde el primero al último (el cuarto) en orden ascendente.

CUADRANTE I

Este es el cuadrante del estrés puro. Nuestro comportamiento es de hacer lo que podemos en todo momento. Las causas normalmente son: Crisis, problemas, imprevistos y temas con fechas de vencimientos muy próximas. Las consecuencias de todo esto son: estrés, agotamiento, victimismo, apatía, etc.

Muchas veces estamos en este cuadrante porque nos llevan otros factores externos a nosotros, pero cuántas veces hemos llegado aquí por nuestra evaluación subjetiva del tiempo? Recordáis que anteriormente no quise ampliarme más pero ya adelanté que nos veríamos reflejados muchos de nosotros aquí? Pues ahora lo detallo:

• Cuántas veces hacemos las tareas que nos agradan antes que las que nos desagradan?
• Cuántas veces hacemos lo que se hace deprisa antes de lo que se tarda tiempo?
• Cuántas veces lo fácil antes de lo difícil? 
• Cuántas veces lo conocido antes de lo desconocido?
• Cuántas veces las tareas que me gustan antes que las que no me gustan?

Sigo ……? Nos sentimos identificados con alguna de las 5 preguntas anteriores?

Pero atentos ‘al dato’: muchas veces estamos en este cuadrante por nosotros mismos, porque nuestra evaluación “subjetiva” no es la correcta y la apropiada.

CUADRANTE II

Este es el cuadrante de la planificación. Nuestro comportamiento es de hacer lo que debemos hacer en todo momento. Las causas normalmente son: planificación, el análisis y la prevención. Las consecuencias son: el control y la capacidad para poder pensar en cómo puedo hacer mejor las cosas. Realizo tareas que son importantes pero que no son urgentes porque las deadlines son lejanas, y al terminarlas en tiempo y forma, siempre hay posibilidad si procede de poder hacer rectificaciones y mejoras en éstas.

Aquí la Evaluación subjetiva del tiempo se convierte en una Evaluación “objetiva” del tiempo. Como he dicho antes, en este cuadrante hacemos lo que debemos hacer. Tendremos que intentar vivir en este cuadrante el mayor tiempo posible, sabiendo que muchas veces casi todo depende de nosotros. Surgirán ladrones de tiempo? Claro que si, factores incontrolables? Claro que si, imprevistos? Claro que si, pero siempre debemos intentar tomar las decisiones desde este cuadrante siempre y cuando estén en nuestra mano.

Ojo!!! Que nos llevan al cuadrante I porque el imprevisto es muy urgente, pues vamos, pero siendo conscientes que tenemos (y debemos) volver al II en cuanto nos sea posible.

CUADRANTE III

Este es el cuadrante de la dispersión. Nuestro comportamiento es de hacer lo que puedo pero no lo que debo. Las causas normalmente son: Interrupciones, llamadas, reuniones e imprevistos que no son importantes. Las consecuencias de todo esto son: más estrés, descontrol, vacuidad, etc.

El problema que tenemos aquí es que todo lo que hacemos en este cuadrante No es Importante. Muchas veces nos arrastran aquí, pero otras tantas, vuelvo a recordar y a poner el acento en, la evaluación subjetiva del tiempo.

Ojo!!! Debemos de salirnos cuanto antes de aquí, no olvidemos que no hacemos tareas importantes.

CUADRANTE IV

Este es el cuadrante donde no hay que estar. Este cuadrante es rápido de explicar: si las tareas a llevar a cabo son poco urgentes y poco importantes, ¿cuánto tiempo tendremos que estar aquí? La respuesta es rápida y contundente: NUNCA.

Y muy imPortante: este cuadrante, no debemos de contemplarlo, ni como opción.

CONSEJOS EMPÍRICOS PARA CONCLUIR

Una vez que tenemos claros los conceptos y hemos analizado la Matriz QPH (Qué puedo hacer?), no quiero despedirme sin antes dar unos consejos que a mí a lo largo de mi vida profesional y personal me han servido y mucho. Voy a segmentarlos en tres etapas del día.

Antes de empezar el día

• Repasar qué hicimos el día anterior, así como si quedó algo pendiente y la causa de ello.
• Dedicarle un tiempo a la planificación del día, escribiendo una lista de tareas a llevar a cabo y la prioridad de éstas en función de los conceptos y cuadrantes vistos y analizados a lo largo del artículo. ¡No olvidemos que la mejor improvisación es aquella que se ha preparado y planificado con anterioridad!
• Sobre ese listado intentemos agrupar, reducir y simplificar dichas tareas. No olvidemos que si hay una tarea importante que es grande, y la podemos dividir en otras sub-tareas es conveniente y muy recomendable hacer dicha subdivisión. Nos vendrá muy bien para nuestra salud mental. Vamos llevando a cabo cada sub (tarea) y sin darnos cuenta habremos terminado con la totalidad (de la tarea).
• Por último, y no por ello lo menos importante, aunemos sinergias, siempre que se pueda, en desplazamientos, llamadas, correos a mandar, etc.

Durante el día

• Llevemos a cabo las tareas (o subs) una a una, sin pasar a otra si no es estrictamente necesario. Huyamos de la dispersión y del síndrome de la urgencia, ya habrá tiempo de correr.
• Hagamos las cosas bien, pero no perfectas, no olvidemos que lo mejor es enemigo de lo bueno.
• Intentemos no distraernos, para no caer en el síndrome de la urgencia y volver al cuadrante I o III con más frecuencia de la necesaria. Repito, muchas veces las cosas no se “vuelven” urgentes, las “volvemos nosotros” urgentes.

Antes de acabar el día

• Repasemos la lista para ver si hemos acabado todo, y en caso contrario, qué tarea no hemos acabado y el porqué.
• Si podemos, queremos y tenemos tiempo, añadamos aquellas tareas que no estaban planificadas pero que hemos tenido que llevar a cabo debido a su urgencia (éstas deberían de ser las menos), y no olvidemos destacar aquellas que si lo estaban y que no las hemos hecho (ver punto anterior).
• Tengamos en cuanta todo, de cara al día siguiente.

Por último, si con todo lo aquí expuesto he podido conseguir que alguno de vosotros mis lectores, se esté planteando para comienzos del año que viene, aplicar alguno de los conceptos, reflexiones y consejos explicados, yo podré comenzar el mío con la satisfacción del trabajo bien hecho y del deseo conseguido. (No olvidemos que la mejor metodología para llevar cambios a cabo y aplicar conceptos nuevos en nuestro día a día es muy sencilla: probar de uno en uno, al menos 3 veces y en situaciones seguras para ver que nos funcionan y nos dan confianza para automatizarlos y hacerlos ya nuestros).

Como no sé, si volveremos a vernos con otro post en este mes de diciembre, por si acaso, aprovecho para desearos, a vosotros, a vuestras Familias, Amigos y demás seres queridos,  un PROSPERO AÑO 2018, lleno de éxitos y felicidad.