Este es el ‘trío de la muerte’ en la improductividad laboral

Durante una jornada laboral se dedica el 65% del tiempo a emails, llamadas y reuniones, según datos de la consultora McKinsey. Un trío de tareas que pueden ser tan necesarias como improductivas, según apuntan desde la empresa SumaCRM, la cual considera que el motivo de que estas acciones sean los grandes ocasionadores de improductividad, es “la falta de organización”.

“Cuando emails, llamadas y reuniones interrumpen nuestra jornada laboral y hacen que perdamos nuestra concentración, se convierten en el ‘Trío de la Muerte’”, señala Tomás Santoro, fundador de SumaCRM.

Las interrupciones por el Trío de la Muerte ocupan dos horas diarias de la jornada laboral

De acuerdo a esta empresa, estas tres tareas “nos interrumpen 56 veces al día y a cada interrupción dedicamos una media de 3 minutos, lo que hace un total de 2 horas al día”. Además, añade, “el 80% de estas interrupciones son consideradas triviales”.

Emails

En el caso de los emails, esta empresa considera que se dedica a la gestión del correo electrónico, de media, un 30% de la jornada laboral. Según una prueba realizada por FastCo, “es suficiente con consultar el email dos veces al día para estar informados, mantener la cabeza despejada y bajar el nivel de estrés. El 90% de los emails que recibimos o no tienen valor o no son tan urgentes”.

Es bastante común luchar por no tener emails en la bandeja de entrada sin conseguirlo. La empresa australiana Atlassian asegura que un trabajador recibe de media 304 emails a la semana, consulta su bandeja de entrada 36 veces cada hora e invierte 16 minutos en volver a concentrarse tras mirar su email. Lo que baja nuestra productividad en el trabajo.

Se dedica un 30% de la jornada laboral a la gestión del correo electrónico, cuando el 90% de los emails que recibimos, o no tienen valor o no son urgentes

Llamadas

Hay llamadas que pueden hacer perder eficacia y concentración. Según datos de Harris Interactive, 11% de del tiempo de trabajo se dedica a interrupciones como llamadas. Aquí se puede distinguir entre las que se reciben y las que se realizan. “Las que se reciben son más difíciles de controlar pero podemos optar por herramientas como el buzón de voz y el teléfono silenciado. Luego debemos organizar el día dejando un tiempo para realizar todas las llamadas y devolver aquellas registradas en nuestro buzón de voz, así evitaremos interrupciones e ineficacia”, aconsejan desde SumaCRM.

Reuniones

“Únicamente el 50% de las reuniones en la empresa son productivas y de estas sólo los primeros 30 minutos”, según datos del instituto tecnológico de ITAM. Tenemos de media 62 reuniones al mes de las que solo aprovechamos la mitad del tiempo por lo que 31 horas mensuales son improductivas.

Solo el 50% de las reuniones en la empresa son productivos y de éstas sólo los primeros 30 minutos

Organización, clave

Algunas empresas están buscando herramientas que les ayude a minimizar el tiempo perdido y así ganar en productividad. Adecco defiende que “el problema de la productividad no radica en los distractores a los que está expuesto el trabajador diariamente, sino en las herramientas de productividad que pone la empresa a disposición de sus trabajadores”.

Un CRM, por ejemplo, contiene toda la información y conversaciones (emails, llamadas o reuniones) con un cliente en una misma ficha compartida por toda la empresa lo que reduce las búsquedas en emails o documentos y disminuye el número de llamadas o reuniones para recabar información. “Esta practicidad ha hecho que en España haya crecido el uso de esta herramienta. Un CRM puede ayudar a aumentar la productividad de una empresa hasta en un 50%. Estos softwares de gestión ayudan a organizar el día a día”, señalan desde la compañía.